第一章  总则

第一条为加强学校财务管理工作，进一步规范和完善学校财务报销程序和手续，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校会计制度》及国家有关财经法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条财务报销要求

（一）内容齐全。单位名称、日期、品名（必须填写物品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，金额大小写要相符；一次性购物品种较多发票填写不下的，须提供加盖售货单位印章的购物清单；单位名称必须是湖南医药学院。

（二）印章规范。外单位开具的发票、收据上必须有税务或财政部门的监制章和出票单位的发票专用章或财务专用章。

（三）真实合法。报销人所持的原始凭证必须真实、合法，财务人员对不真实、不合法的原始凭证有权拒绝报销；对记载不准确、不完整的原始凭证，财务人员有权要求经办人员更正、补充。

（四）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应出具原签 发单位记账联复印件并加盖财务专用章或发票专用章，同时出具书面说明，经部门领导审批、计划财务处同意后方可报销。确实无法取得证明的火车票、轮船票、飞机票等，应由当事人出具情况说明，经部门领导审批、计划财务处同意后方可报销，若出差有同行证明人，参照同行人的票据金额计算报销，若没有同行证明人，按照同职级可乘最低等级交通工具标准票价报销。

（五）从境外取得的票据报销，须翻译成中文，并由翻译人签字。将外币金额换算成人民币金额的换算汇率一般按外汇兑换证明单（水单）的汇率换算，无水单的，采用报销当日的汇率换算。

（六）票据报销日期必须在经济事项发生的合理期限内，一般不能跨年度报销（12 月份取得的发票可延期至下一年度6 月 31 日），特殊情况（如科研经费、进修费等）在当年确实不能报销，经报销审批人及计划财务处批准后方可报销。

（七）税务代开发票。代开发票，是指税务机关或税务机关委托其他单位根据收款方（或提供劳务服务方）的申请，依照法规、规章以及其他规范性文件的规定，代为向付款方（或接受劳务服务方）开具发票的行为。我校除基建、维修和劳务、校内印刷等可由税务机关代开发票外，其他都只能在经济业务发生时取得合法票据，凭取得的发票报销，不能用税务机关代开发票报销。确实无法取得发票者，应当由收款方（或提供劳务服务方）向税务机关申请代开发票，并在代开发票上加盖收款方单位公章或财务专用盖，附上明细清单后才能报销。

第二章  具体项目报销细则

第三条办公费

（一）办公费指购买不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出，具体包括办公用品、文化用品、报刊杂志订阅费、名片、刻章、冲印、饮用水等。

（二）报销办公费时，办公用品发票上应列明所购物品明细，物品明细较多时应附商家提供的明细清单，同时需加盖销售单位公章。商场超市购物发票报销时必须加附购物电脑小票。

第四条专用材料费

（一）专用材料费指不满足固定资产购置标准，或容易发生损耗的日常专用材料支出，具体包括墨粉、硒鼓、专用纸张、插线板、灯泡等以及标准以下的移动硬盘、内存条、实验室用品、消耗性体育用品等。

（二）报销时必须索要所购买材料的明细项目清单，并加盖与发票签章相同的财务专用章或发票专用章，自己手写未盖售货单位公章无效。

第五条差旅费

（一）差旅费是指我校工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

（二）差旅费报销按照《湖南医药学院差旅费管理办法》（湖医校办[2019]6 号）的有关规定执行。

第六条公务接待费

（一）招待费属“三公”经费范畴，报销时须从严控制。公务接待费用只能在有明确公务接待预算的经费中列支，并遵守学校有关公务接待管理规定。

（二）公务接待费凭据按次报销。公务接待费按次报销，计划财务处不接受把几次的公务接待费用一张票报销。每次的公务接待费报销凭证包括发票、派出单位公函（邀请函、会议通知、学术讲座方案等文件材料）和公务接待清单，三者缺一不可。校级公务接待的报销金额须在学校办公室核准的标准限额内报销。特殊情况没有公函的，接待清单须经学校纪委负责人签字同意，并报校长批准。

（三）国内公务接待费中严禁报销烟和酒水，外宾接待费报销按有关规定执行。

（四）属学校外事往来中发生的国家规定标准以内的礼品费用报销，应提供正式发票及礼品清单。除上述情况外的其他礼品费用不予报销。

（五）公务接待具体要求按照学校公务接待管理规定执行。

第七条培训费

（一）培训费指由学校、校属各单位自行组织或受托承办的以及参加外单位组织的各类培训等开支。

（二）自行组织或受托承办的培训，报销时须提供培训通知、培训经费预算、培训日程安排、培训人员签到表及其他与培训有关的各项手续；直接发生的住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费和其他费用可以作为培训费开支。费用在国家、省、市规定的培训费综合定额标准内据实报销。

（三）外出参加培训，报销培训费时须提供培训通知，必须与交通费、住宿费等差旅费一起才能报销。各类旅行社开具的发票不得作为培训的报销凭据，不予报销。

（四）举办单位统一安排食宿和交通的，培训期间的食宿费和市内交通费由培训举办单位按规定统一开支，参培人员不再报销培训期间的食宿费和市内交通费；不统一安排食宿的，凭主办单位的培训通知所注明“食宿自理”“交通自理”字样的证明，参培人员可报销食宿费和市内交通费。

第八条会议费

（一）会议费指学校、校属各单位、科研课题组主办或受托承办的以及参加的各类会议开支。

（二）主办或受托承办的会议费开支内容包括会议场地租用费、交通费、食宿费、会议有关文件资料印刷等费用，不得报销礼品、纪念品。会议费用在国家、省、市规定的会议费综合定额标准内据实报销。报销会议费时，须提供会议通知、会议经费预算、会议议程、到会人员签到表及其他与会议有关的各项手续。

（三）外出参加会议的，报销会务费或会议资料费时须提供会议通知，必须与交通费、住宿费等差旅费一起才能报销。

（四）会议通知明确有考察项目的，且考察费发票由会议主办方提供并加盖会议主办方财务专用章的可据实报销；若由其他单位开具的考察费票据（团费、旅游费）等，一律不予报销。各类旅行社开具的发票不得作为会议、考察、调研等活动的报销凭据，不予报销。

（五）举办单位统一安排食宿和交通的，会议期间的食宿费和市内交通费由会议举办单位按规定统一开支，参会人员不再报销会议期间的食宿费和市内交通费；不统一安排食宿的，凭主办单位的会议通知所注明“食宿自理”“交通自理”字样的证明，参会人员可报销食宿费和市内交通费。

第九条人员经费

（一）人员经费是指单位用于职工个人方面的费用，主要是工资福利经费和对个人家庭的补助经费。工资福利经费包括在职人员基本工资、绩效工资、综治奖、社会保障费、住房公积金、其他人员工资等；对个人家庭的补助经费包括离休费、抚恤费、医疗补助和生活补助等。

（二）人员经费实行总量控制，必须通过省人力资源和社会保障厅、省财政厅核定学校人员经费总量。在核定的总量内进行发放，不得超范围、超标准发放绩效工资、奖金，不得以各种名义违规发放个人补助。超过人员经费总量部分省财政支付系统不予支付，从而影响正常工资的发放。

（三）人员经费的归口管理部门为学校人事部门，学校安排的各部门预算一般不能列支人员经费。特殊情况下，在部门预算经费中开支的奖金、加班费、劳务费、课时费、各种补助等人员经费，均须按照国家、省、市和学校有关规定执行。上级和学校有文件规定的，计划财务处按文件规定报销，没有文件规定的，计划财务处不予报销。

第十条印刷费

印刷费指印刷方面的支出，具体包括各类学习手册、纪念册、宣传册、入学手册、票据等的印制。大金额印刷费报销，须提供印刷合同或样本清单，并在发票后简要说明印刷具体事由。

第十一条咨询费

咨询费指咨询方面的支出，具体包括各类招生、就业、项目管理、业务信息、律师、建筑事务等的咨询。大金额咨询费报销，须提供咨询合同，并在发票后简要说明咨询具体事由。

第十二条邮电费

邮电费指实际发生的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及传真费、电话费、宽带费、网络通讯费等。

第十三条交通费

（一）交通费包括公务用车运行维护费和其他交通费用。

（二）公务用车运行维护费包括公务用车租用费、燃料费、维修费、过桥过路费、保险费、出车公里数补助、副厅级及以上人员公务交通补贴等支出。

（三）送实习学生等包车费的报销需注明包车的起止时间和具体事由。

（四）除学校公车外，不能报销汽车油票。

第十四条出国费

（一）出国费指符合中央或省有关因公出国（境）管理规定，已纳入年度因公出国（境）预算管理的各类出国考察、学习、交流团队人员所发生的旅费、住宿费等支出。

（二）出国出境人员护照费、签证费、公证费、往返国际旅费及机场建设费等的报销，均需附出国出境任务批件。国际机票报销需附购票发票或国外出票机构收款凭证方可报销。同时要求所有的外文票据都须翻译成中文，并按费用类别分类整理填列“湖南医药学院差旅费报销单”或者“湖南医药学院财务报账审批单”，按财务制度规定逐级报批。

（三）出国期间不享受伙食补助费和公杂费补助。

第十五条固定资产购置费

（一） 固定资产是指使用期限一年以上，单位价值在1000 元以上（其中：专用设备单位价值在 1500 元以上），并在使用过程中可基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。

（二）固定资产由学校资产管理处负责集中采购或政府采购，并经资产管理处办理固定资产验收手续，超过规定金额的，经审计处审计后，才能到计划财务处办理报销业务。

（三）报销固定资产（含图书、教材）费用时应附下列材料：

1.学校采购项目立项审批表：经费项目栏必须填写支付该项目的经费名称，并由该项经费负责领导在审批意见栏签字。

2.固定资产采购项目验收报告单。

3.经验收人、经办人等签字的购物发票。

4.经领导签字的财务报账审批单。

5.超过规定金额的要有经济事项审计签证单。

6.附经济合同原件，具体要求按学校经济合同管理规定执行。根据湖南省财政国库管理局要求，对 50 万元以上的经济事项必须要传真合同，否则不予支付。

7.进口设备报销还需附国外发票、国内发票、进口免税证明等。

第十六条维修费

（一）维修支出（含零星维修包干），由经办部门审核后，分管校领导审批，计财处复核；超过规定金额的由审计处办理经济事项审计签证单后才能报销。

（二）除持发票外，还必须附维修或加工出具的明细清单；维修工工资须附工资明细清单。

第十七条租赁费

租赁费指租用办公用房、教师宿舍、学生宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的支出。报销租赁费时，须提供租赁合同，按合同确定的时间、方式和金额结算。

第十八条基建经费

（一）工程中勘察费、测绘费、设计费、监理费、图纸费等费用支出，支付时附以下资料：

1.按规定和要求签字的学校基建工程项目资金支付审批单。

2.结算单位出具的真实、有效的收款凭证（如发票、行政事业收据等）。

3.首次付款时，附与结算单位签订的合同原件。

4.其他相关资料，如结算清单等。

（二）建筑、安装工程款的支付要求。根据施工合同或者审核后的工程进度报告及审定结果认定支付工程款，附以下资料：

1.按规定和要求签字的学校基建工程项目资金支付审批单。

2.结算单位提供的真实、有效的收款凭证（如发票等）。

3.结算单位提供的付款申请，须有请款单位盖章签字。

4.须有与结算单位签订的合同，首次付款合同必须是原件。

5.支付工程进度款时，附工程进度报告，须有工程监理部门、学校该工程的项目负责人、学校审计部门等核定的本次应付工程款金额。

6.审计结算后，须有工程结算审核定案表。

7.其他相关资料。

第十九条科研经费

（一）纵向科研经费和横向科研经费应当全部纳入学校财务统一管理，按照相关科研经费管理办法、委托方或科研合同的要求合理使用。

（二）按照《教育部 财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财〔2012〕7 号）的要求：严禁违规使用经费。学校科研人员应严格按照预算批复或合同（任务书）的支出范围和标准使用经费，严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁编造虚假合同、编制虚假预算；严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；严禁购买与科研项目无关的设备、材料；严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费；严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出；严禁虚列、伪造名单，虚报冒领科研劳务性费用；严禁借科研协作之名，将科研经费挪作他用；严禁设立“小金库”。

（三）科研项目经费的报销必须按照学校科研经费管理办法有关规定和程序要求执行。其他办公用品（不含计算机设备）的开支和用餐费报销须遵守学校有关规定。所有娱乐场所（包括旅游门票等）的发票均不得报销。

第二十条专项拨款经费

（一）实现专款专用、单项核算、专项考核。

（二）专项拨款下达后，项目负责人或项目管理部门应根据项目开支范围，编制二级明细预算提交校长办公会审批通过，并报计划财务处纳入预算管理之后才能开支。

（三）计划财务处、审计处、纪检监察机关和相关职能部门，对专项资金的使用情况进行定期和不定期检查。

第三章  报销审批管理

第二十一条财务报销实行“一支笔”审批制度。按照“谁审批、谁负责”的原则，第一审批人对其签批的经济业务的合法性、合理性和真实性负主要责任。各项经费项目负责人应遵守财经纪律，严格控制各项经费的开支。

第二十二条按照“一事一批”的原则，经费审批原则上一件事项不得分割处理。

第二十三条各项经费审批人一经确定，不得随意变更。遇下列情形之一可变更审批人：

（一）因人事变动和岗位调整须变更审批人的，以学校任免文件的日期为准相应变更审批人。

（二）因审批人长时间（1 个月以上）外出学习、进修或挂职锻炼等需临时委托他人审批的，须事先将受托人姓名、审批范围、授权期限等书面报计划财务处备案。

第四章  报销审核管理

第二十四条计划财务处业务审核人员审核过程中可以行使以下权利：

（一）对记载不准确、不完整的发票有权退回，或要求更正、补充相关手续。

（二）对不符合规定的原始凭证，有权不予受理。

（三）对严重违反财经法律、法规及相关各项规章制度的经济事项，有权制止和纠正。制止和纠正无效的，可以向纪检监察机关反映并向有关校领导报告，按照有关规定处理。

第二十五条以下票据属于不合格报销票据：

（一）凭证要素填开不全的票据。

（二）涂改后未加盖单位财务专用章或发票专用章的票据。

（三）超过规定报销时限尚未报销的票据。

（四）电子发票中二维码模糊不清，计划财务处的扫码枪无法识别或识别为已报销的发票。

（五）毁损严重主要要素无法辨认的票据。

（六）伪造和国家明令作废的票据。

（七）其他不符合规定的票据。

（八）大小写金额不符的票据。

第五章  责任追究

第二十六条报账人未按规定报账，部门审批责任人未尽到审批责任，财务审核（批）人员未按规定尽到报销审核（批）责任，造成既成事实和不良后果的，由学校纪检监察机关按有关规定问责。

第二十七条报账人弄虚作假报账以套取学校资金，造成既成事实和严重后果，且构成违纪违规的，由学校纪检监察机关给予党纪政纪处分；触犯法律法规的，移交司法机关处理。

第六章  附则

第二十八条本办法由计划财务处负责解释。

第二十九条本办法自发布之日起施行。《湖南医药学院财务报销管理办法（试行）》（湖医校发[2014]5 号）同时废止。